Vergadering : Auditcommissie Dordrecht, 30 september 2025 16:00:00
Algemene vergader informatie
De VOORZITTER roept hierbij de leden van de AUDITCOMMISSIE op tot het bijwonen van de openbare vergadering die DINSDAG 30 september 2025 zal plaatsvinden in Vergaderzaal 1 - Johan de Witt van het Stadskantoor, Spuiboulevard 300, aanvang 16.00 uur.
Opties bij deze vergadering
Agenda
Hoofdvergadering
-
Opening
-
Mededelingen
-
Stukken ter bespreking
-
Halfjaarlijkse bespreking met de wethouder over het bestuursprogramma fundament op orde. Er is een presentatie voorbereid.
Aantekeningen:
Afspraak maken over het vervolg van de bestuursopdracht: In Control Programma.
De presentatie laat zien dat verschillende verordeningen en beleidsnota's zijn geactualiseerd. De nota overheid is voor zien in het eerste kwartaal 2026.
Het gaat niet alleen om papier maar om de borging in de praktijk en in de organisatie.
Hoe zeker is de tijdigheid van de afronding? Het gaat vooral om de verdere training van de medewerkers. De borging zit in de wijze van werken en dat vindt plaats via trainingen.
Budget overhevelen naar 2026.
Verwachting is dat eind 2025 programma is afgerond. Via een bestuurlijke eindrapportage rapporteren over de bereikte resultaten en zaken die nog aandacht vragen en welke middelen daarvoor nodig zijn.
Wordt gevraagd naar de automatisering van de processen: waar mogelijk wordt geautomatiseerd.
Nota Overhead: vooral de systematiek hoe kosten worden toegerekend. Er wordt gevraagd naar het effect van de verhuizing naar het Dordthuis. Dat effect is er financieel maar gaat in de nota met name om de systematiek.
De wethouder geeft aan dat aandacht voor de borging noodzakelijk blijft. Dat commitment is er, maar vraagt echt aandacht om daarop op in te blijven zetten dat in de lijn gewerkt wordt volgens de afspraken.
Accountant geeft aan dat veel is ingezet is, next step is de borging.
Vergaderstukken
-
Bespreking (consultatie) van de voorgestelde verbeteringen op de begroting aan de hand van powerpointpresentatie en de verzonden raadsinformatiebrief. Aanleiding is motie M9.
Aantekeningen:
Vereenvoudigen en vergroten toegankelijkheid van de begroting - Motie M9
De uitvoering van de motie is in twee fases opgeknipt.
De eerste fase is meegenomen in de begroting 2026 ( zoals verminderen herhalingen, verminderen doorklikken).
De tweede fase: Herijken begroting 2027, meer gericht op de doelenboom van de beleidsbegroting. moet voldoen aan de richtlijnen van de BBV.
Waarschuwing: in begroting 2026 is ruimte voor verbetering in tekst. Verzoek vanuit de ambtelijke organisatie is om samen op te trekken en behoefte aan een werkgroep. Wie van de AC-werkgroep wil deelnemen?
Op vergadering 10 februari.
De voorbereiding door de oude commissie, de nieuwe auditcommisse neemt het besluit. De nieuwe raad/ nieuwe auditcommissie stelt vast/ neemt het besluit.
De werksessies: 2 a 3 sessies a anderhalf uur. Wie wil in de werkgroep? Mevr. Koene, dhr. van der Meer, dhr. Katif.
De programma's worden door de nieuwe raad vastgesteld.
-
Dhr. Koole presenteert het controle-plan, waarna auditcommissieleden input kunnen geven. Hierna wordt het verder gebracht.
Aantekeningen:
De accountant geeft toelichting op het controle-plan. Aanpakken van belangrijke knelpunten. Tussen de eerste en de laatste versie van de jaarrekening er veel correcties zitten. Doel is om meer rust te brengen in dat controle-traject.
Bij punt 3 planning en aanpak. De accountant licht toe wat hij heeft geconstateerd als verhoogde risico's.
Top aandachtspunten voor 2025: verbeteringen van het voorspellend vermogen van de organisatie, onderzoeken van mogelijkheden om te steunen op de interne beheersing etc. De algemene aandachtspunten die landelijk gelden en niet specifiek op Dordrecht staan ook opgenomen in het controle-plan.
De accountant stelt de vraag aan de auditcommissie of de commissieleden aandachtspunten willen meegeven aan de accountant. De voorzitter zegt dat dit ook schriftelijk op een ander moment kan.
Er worden vragen aan de accountant gesteld.
Aandacht wordt gevraagd voor de doelmatigheid. Accountant besteedt daar geen aandacht aan. Enkel aan de rechtmatigheid. De wethouder verwijst naar de rekenkamer als het gaat om het in beeld brengen van de doelmatigheid. Rechtmatig wordt naar de hele begroting gekeken. Doelmatigheid is een vraagstuk en wordt voorgesteld om met een nota te komen hoe de raad meer inzicht krijgt in de doelmatigheid.
Wat kan de accountant meenemen in volgende rapportages: grondexploitaties.
Toezegging op de doelmatigheid: ambtelijke organisatie zegt kort memo toe waarin de mogelijkheden in beeld worden gebracht qua controle op doelmatigheid van de bestedingen. Streven is volgend overleg auditcommissie.
Vergaderstukken
-
Ingekomen stukken
-
De auditcommissie heeft zich voorgenomen de Provincie uit te nodigen. Het is goed om, bijvoorbeeld aan de hand van deze brief, de vraag en uitnodiging te specificeren. Zie ook ingekomen stukken: vergaderplanning auditcommissie 25/26 met voorgestelde datum.
Of betrokken kan worden bij het financieel toezicht van de provincie:
Taakveldanalyse aanvragen (moet voor 1 februari). Wie vraagt dit aan?
De taakveldanalyse moet worden aangevraagd. Er wordt een raadsvoorstel gevraagd.
Bij Provincie informeren en wat zij kunnen betekenen niet rekening houdend met de ambtelijke capaciteit.
Vergaderstukken
-
Eigen evaluatie van de auditcommissie
Doorlopend evalueren met de accountant. Goed om dit nog in te plannen met deze auditcommissie. In klein comité.
Evaluatie met de accountant: dhr. 't Veld, ... mevrouw Nieuwland, .... terugluisteren.
Vergaderstukken
-
Tenslotte